Ciri-ciri Surat Dinas :

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Sistematika Penulisan Surat Dinas

     Sistematika penulisan surat dinas:

a.         Kepala Surat.

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.

b.         Tanggal Penulisan Surat.

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat.

c.         Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat.

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal capital, dan diikuti dengan tanda titik dua.

d.         Alamat Surat.

(1)        Nama dari penerima surat diawali huruf capital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

(2)        Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepadaberfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.

(3)        Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.

(4)        jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.

(5) jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.

e.         Penulisan Salam.

Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan hormat, dengan penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah hormat kami, hormat saya, Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)

f.          Isi Surat.

Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi/inti, dan penutup surat. Usakan untuk menggunakan bahasa yang formal.

g.         Nama Pengirim.

Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.

h.         Tembusan Surat.

Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mensdapat tembusan/salinan surat selain yang dialamatkan.

Ketentuan tembusan:

(1)        Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu diberi nomor.

(2)        Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan  atau nama orang dan bukanm nama kantos/instansi.

(3)        Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

(4)        Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

(5)        Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.

i.          Inisial.

Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan pengetiksurat.

Contoh: AB/CD

AB singkatan nama pengonsep: Arjuna Bayu, CD singkatan nama pengetik surat: Choirul Dimas.

unsur unsur surat dinas

1. kepala surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala suratmenyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi; 

(2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).

2.Nama Tempat dan Tanggal

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat. 

Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 

3) Nomor

(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar); 

(2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004

4) Hal/Perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. 

Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. 

5) Lampiran

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnyasurat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar

  Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. 

6) Alamat surat

  Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.

7) Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secaratertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Denganhormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.

8) Isi surat (tubuh) 

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup.Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadappokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yangdisampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsisebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadapsemua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.  

9) Salam Penutup

  Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

10)Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; ataujabatan, tanda tangan, dan nama terang.

11) Tembusan

  Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yangdituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. 

Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran.Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.